Como crear una Oficina Paperless

Pasos para hacer una oficina sin papel.

1.- Todos a bordo
Las oficinas sin papel son la razón por la que las empresas pueden ser ecológicas y rentables. Para tener la mejor oportunidad de éxito, reúnase con todo el personal y pídales que ayuden a establecer metas y plazos para que puedan participar en el proceso de la Oficina sin papel.

2.- Recordar y motivar
La asignación de pasos en una oficina sin papel es crucial para el éxito del proceso. Al hacer un diagrama del proceso paperless y asignar tareas específicas a cada empleado se crea un sentido de responsabilidad.

3.- Facturación y cobro electrónico
Ahora las empresas ofrecen facturas y opciones de pago en línea, y usted también debería hacerlo. Si su empresa no proporciona estas opciones a sus clientes, es hora de hacer el cambio. No solo eliminará montones de papel, sino que también ahorrará dinero en sobres, gastos de envío y los pagos serán más rápidos.

4.- Actualizar formularios
Si constantemente tiene clientes que están llenando formularios, cambie a una opción electrónica. Hay muchas plataformas disponibles para crear formularios que se pueden personalizar, pero sí parecen demasiado intimidantes, siempre puede crear un PDF editable para que los clientes puedan llenarlo y regresarlo por el mismo medio.

5.- Firmas Electrónicas
¿Con qué frecuencia imprime un documento completo para firmarlo? Si sucede con más frecuencia de la que quisiera admitir, le encantará saber que la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) en México verificó que la firma electrónica tienen la misma validez jurídica que un documento firmado de manera autógrafa. Con esta opción puede firmar electrónicamente Solicitudes, Contratos electrónicos, Recibos de Nomina, etc. ahorrado en la impresión de papel.

6.- Adiós a la mensajería de papel
Cambie su mensajería de papel por mensajería electrónica. Además del tiempo que se invierte en el proceso, la logística de una mensajería mas los elementos de etiquetas, sobres y papel puede generar muchos gastos. Ahora muchos de los documentos se pueden realizar en PDF y en un instante enviarse por correo electrónico.

7.- Prepárese para escanear
Ahora, tendrá que digitalizar sus registros importantes. Si ya tiene un escáner, puede estar listo para comenzar, dependiendo de la cantidad de archivos que tenga que escanear ahora como en el futuro, tal vez valga la pena comprar uno mejor. Hay scanner de alta velocidad con alimentación automática de documentos y dúplex (o doble cara) para hacer el trabajo más rápido, pero querrá asegurarse de que puedan manejar todos los tamaños y formas del material que va a escanear.

8.- Invierta en software de gestión de documentos
Todos los pasos anteriores que haya tomado en cuenta se unirán cuando implemente un Sistema de gestión de documentos o DMS, que almacena todos sus archivos y los hace fáciles de encontrar con la herramienta de búsqueda avanzada. Sus documentos también se pueden enviar por correo electrónico o compartir de manera segura directamente. Además, es accesible desde cualquier lugar, incluso desde su teléfono móvil o tablet.

9.- Destruya y celebre
A medida que escanea todos sus archivos siguiendo la regulación de la NOM-151 y los resguarde en el Software de gestión de Documentos DMS, la mayoría de sus documentos en papel pueden ser triturados y reciclados.

Paperless con Scanners de alta velocidad, Software de Gestión documental, Contratos Electrónicos y Digitalización NOM-151


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